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| Javier Outeiral CEO de Cardinal Systems |
En el año 1992, por una persona amiga que era del club y que un día me dijo: ¿vos que estás en tecnología, esto de la oficina sin papeles, "paperless office", existe? ¿Se puede hacer? Esto fue hace más de 20 años.
La verdad, son esas preguntas que uno se queda pensando. ¿Se puede una oficina sin papeles? Entonces comencé a investigar. En ese momento había terminado la carrera de computador científico en la UBA y un curso de computación gráfica aplicado a procesar imágenes satelitales para otro tipo de aplicaciones. Esto me dio la base para entender qué era lo que se podía hacer para reducir el uso de papeles, dado que las empresas sacaban fotocopias para todo. Si una empresa quería tener archivadas las facturas ordenadas por cliente, tenía que hacer una copia. Si quería hacer las facturas ordenadas por fecha, tenía que hacer otra copia y manejaba tantos biblioratos con tantos tipos de copias, como tipos de ordenamientos necesitaba. Sacar fotocopias era una cosa tremenda en las empresas.
La primer aplicación que se les ocurrió en ese momento en que recién salían los primeros scanners.
Javier pensó: si escaneo el documento original, ya no tengo que hacer más fotocopias, entonces erradico las fotocopias. Entonces lo hicieron con esa visión, no podían erradicar el papel físico, porque era el que tenía valor legal, pero si hacían una aplicación que les permitiera escanear documentos y clasificarlos de múltiples maneras, ya podían eliminar todas las "N" copias que se generaban día a día en una empresa, ¡Esa ya era una solución paperless!, entonces dijeron: ¡Vamos con esto! y desarrollaron un software que les permitía digitalizar y administrar los documentos clasificándolos de múltiples maneras.
Hicimos nuestro primer negocio con el registro de la propiedad inmueble que es un cliente que todavía sigue siéndolo, y ahí arrancamos. Luego a Telecom le implementamos la factura en pdf en el año 1997, hicimos esa factura para eliminar el duplicado. Ellos le imprimían el original al cliente y la factura que se quedaban no la imprimían, la guardaban en pdf. Imprimían 5 millones de facturas por mes y cada factura tenía en promedio tres hojas, o sea que imprimían 15 millones de hojas que eran 180 millones al año. Cuando lo calculamos a 5 años y lo traducimos en árboles, eran 4 avenidas 9 de Julio arboladas de punta a punta en el caso de un solo cliente. Paperless no solo te permite ser eficiente, sino también ser socialmente responsable. Si podes elegir entre no dilapidar 112.000 árboles y hacerlo, aunque la cuenta te de igual, lo tienes que hacer, por un tema de responsabilidad, comentó Javier.
Ahí tenés un punto de inflexión, si ves que bueno es Paperless, evaluando el impacto ambiental que esta empresa genera, hay una responsabilidad detrás de eso. Y desde ese momento comenzamos a trabajar fuerte en ver cuáles son todas las herramientas necesarias a impulsar para erradicar el papel en serio de las organizaciones.
Florencia: ¿Consideras que la firma digital fue un punto de inflexión, tal como lo mencionas?
Estuvimos trabajando de cerca con la Comisión Redactora de la Firma Digital, porque la firma digital es lo que te permite eliminar el papel físico. Hoy un documento tiene valor legal porque tiene la firma holográfica. Ahora si logro que la firma digital tenga valor legal, yo lo firmo digitalmente y ya no tengo que imprimir.
El empezar a usar la firma digital fue para nosotros una herramienta fundamental para erradicar el papel del mercado, y que ya no puedan decir que hay que imprimirlo porque la normativa legal dice que la firma holográfica es necesaria; sobre todo en el sector público porque es tremenda la cantidad de papeles que hay, y todavía está todo para hacerse, es un mercado potencial gigante, como el mercado corporativo. Además, la factura electrónica eliminó mucho el papel de facturación. Ahora por ejemplo, con la firma digital, podes firmar digitalmente los recibos de sueldo, que te saca muchísimo trabajo y tiempo, con la impresión y distribución de los recibos. Pensá que hay empresas como un supermercado, que tiene bocas en todo el país y tiene que estar distribuyendo el recibo de sueldo físicamente a todas las bocas para hacerlo firmar por los empleados.
Desde que se recibe el recibo en el celular, la persona la firma y ya en tiempo real se lo está devolviendo. Esto implica un cambio de mentalidad tremendo y eso aplica a todas las industrias, en salud por ejemplo. Imagínate la receta electrónica, que vos ya no tengas que ir, que el médico se la pueda enviar directamente a la farmacia más cerca de tu domicilio y llegar y no tienes que estar movilizando papeles, es tremendo todo lo que esto facilita. Y además tienes auditoria, mucho más control, más transparencia en los procesos.
Cuando transparentas es como que todo queda ahí muy en blanco y negro. Si bien hay muchos intereses que te dicen: "no mira esto todavía no se puede hacer”. Con los gobiernos pasa lo mismo, imagínate el expediente electrónico, elimina el concepto de “cajoneo” de expediente. Desde el momento que está todo a la vista, te cambia toda la gestión. Así que desde el punto de vista de la transparencia y de la efectividad de erradicar el papel de la gestión, es un beneficio para todos.
Reflexionando sobre contar la cantidad de emisiones que las empresas se pueden ahorrar, me quede pensando que son una máquina de ahorro de emisiones para la sustentabilidad, dado que están permanentemente ahorrando recursos y generando un impacto positivo para el ser humano también. En definitiva los que nos vamos a morir somos nosotros, el medioambiente va a seguir existiendo si no hacemos algo.
Florencia: ¿Nos podrías contar los impactos que tienen desde el punto de vista sustentabilidad?
Nosotros nunca salimos a difundir lo que hacemos del lado de la sustentabilidad, por no correr el riesgo de ser catalogados como empresa Greenwashing, pero la realidad es que cuando uno muestra coherencia entre lo que dice y lo que hace, eso es lo importante. Además, la capitalización de Cardinal siempre fue de los socios, es decir, mi socio Santiago y yo. Cuando vos tenés un tercero que invierte en formar una empresa y quiere generar rápidamente ingresos y recuperar la inversión, sale mucho más agresivo al mercado. Si tiene que decir que hace lo que no hace, lo dice. Nosotros vamos haciendo las cosas paso a paso, todo a pulmón, entonces, desde el punto de vista financiero es una empresa más sustentable.
Florencia: ¿tienen muchos competidores?
Competencia tenemos mucha, el tema es como fue concebida la empresa. Tenemos empresas de ventas de impresoras que son empresas que vienen del papel, que si se vuelcan a esto, no es por un tema de RSE, sino porque su negocio se está transformando.
La sustentabilidad ya se está volviendo una necesidad del mercado. No es suficiente decir: somos buenos y cuidamos el medioambiente, es una cuestión de supervivencia y evolución hacia una nueva economía que de florecimiento a más vida en el planeta.
La digitalización aporta muchos valores, por ejemplo la preservación de la historia. Las bibliotecas en Argentina generalmente no tienen presupuesto, en Europa se le da otro valor a ese tipo de documentación porque es un país que tiene una historia impresionante. En Argentina he visto archivos de cosas de un valor increíble, pero en el archivo general de la Nación se sufrían inundaciones cuando estaba ahí en Bouchard, el subsuelo estaba inundado permanentemente. Después se mudaron a otro edificio, pero la cantidad de documentación que se pierde en este país es tremenda. Ahora están un poco mejor, pero son etapas, por ahí toca una etapa donde el director es una persona que conoce, que es un apasionado y en ese periodo está todo bárbaro.
Nosotros hemos hecho pruebas de microfilmación para resguardar documentación porque habían estándares de preservación muy fuertes en archivos en microfilm. En el Archivo General de la Nación tome los rollos de film, los llevé a Estados Unidos para hacer pruebas para digitalizarlos, que es una práctica que se usa mucho afuera para migrar de rollo de microfilmación a digital, y si seguís los estándares de preservación cuando digitalizas esa información el resultado es espectacular. Pero al llevar los rollos de Argentina te preguntaban de dónde habías sacado el material porque sencillamente era ilegible. Esto, según nos dice Javier, requiere una mayor conciencia y un cambio cultural, más que una fuerte inversión. Sucede que las personas no siguen estándares. Por ahí el trabajo se hizo bien, pero después no lo preservan, se deterioran los rollos de microfilm y al deteriorarse el trabajo que hiciste hace 20 años no sirven más.
Florencia: Ustedes son como consultores, ¿acompañan el proceso de digitalización?
Nosotros nos hemos especializado mucho en despapelizar procesos de negocios, sobre todo los que tienen mucha documentación atrás. Por ejemplo, en una empresa de servicios, una típica alta de un servicio, para activar esas líneas en general te dicen, preséntame DNI, Cuit, Factura de Servicios, una cantidad de documentación y te hacen llenar una solicitud. Nosotros en Movistar ya estamos trabajando en cargar la solicitud de servicios en digital. Es decir, la solicitud de servicios la van a cargar en un Ipad o en una Tablet, firman con un lápiz óptico, y ya con eso se dispara la orden de compra. Digitalizando con la misma Tablet, sacando una foto al DNI, a la documentación de respaldo ya se inicia todo el proceso de activación. Todos los agentes de Movistar van a empezar a usar esos dispositivos.
Florencia: ¿Qué tipo de clientes tienen?
Nuestros clientes son del mercado B2B, le vendemos todo a corporaciones y no tenemos compras por internet, ni venta por internet. Además, mantenemos la confidencialidad del cliente. Si querés ver quiénes son nuestros clientes, tenés que escribir un email a la empresa para preguntar. Como nos movemos en un mundo corporativo no divulgamos mucha información. Muchas referencias son de boca en boca. También desarrollamos acciones directas en campañas muy dirigidas a un mercado muy particular.
Si bien nuestras soluciones tienen un foco puesto en el mundo Paperless, cuando despapelizamos apuntamos a procesos de negocios y tenés que entender la problemática del proceso. Nos dividimos en procesos cross que aplican a cualquier industria, por ejemplo, cuentas a pagar, sea una empresa del mundo de manufactura, retail, etc.
Todas las organizaciones tienen procesos de cuentas a pagar, en cambio, por ejemplo, un proceso de salud o de emisión de pólizas típicos de compañías de seguros o de control de prestaciones médicas para obras sociales, son distintos por ser mercados muy particulares, entonces si conoces bien la problemática de ese proceso, el diferenciador es justamente haber hecho eso mismo en otras empresas del mismo rubro. Ya sos un referente en el mercado de haber solucionado esa problemática. Si bien dicen mucho que nosotros hacemos digitalización, la digitalización es como arrancamos en los años 90 para erradicar el duplicado de papel y las fotocopias masivas que se generaban en esa época. Al escanear un documento, ya eliminabas papel y lo podrías compartir electrónicamente. Antes no lo podías hacer, tenías que sacar fotocopias.
Hoy por hoy estamos empujando más a que el documento físico, ni siquiera se genere. Estamos tratando de ir directamente al documento electrónico, por eso lo de la firma digital. Si uso documento digital para lo que antes requería una firma holográfica, evito que se imprima incluso el original. Esto sucede con los recibos de sueldo. En ese sentido estamos trabajando fuerte para que en la cabeza de las empresas eliminen el papel directamente.
Siempre digo que nuestra ambición es ayudar a las empresas a despapelizarse. Cuando entro, generalmente lo hago como un virus, pidiendo que me muestren un proceso cualquiera, demuestro como despapelizo ese proceso y luego voy por todos lados. Por ejemplo, las telefónicas se han ido despapelizando muchísimo.
Definitivamente el mundo va hacia despapelizarse, hay que disminuir el uso del papel.
Florencia: ¿Hay resistencia al cambio cuando se desarrolla un proceso de despapelización?
Javier coincide en que la resistencia al cambio de las empresas aquí es más que nada cultural, dado que por más que se quiera y pueda, no se puede despapelizar una empresa de un día para el otro, la gente está acostumbrada a manejarse con el papel. Por eso me gusta decir muchas veces, disminuyamos el uso del papel.
Florencia: ¿Nos podrías contar cómo trabajas las soluciones de Cardinal?
Cuando tengo que imaginarme una solución, me gusta dibujarla. Estoy empezando a dibujar sobre una Tablet. Entonces en vez de dibujar sobre un papel, dibujo sobre una Tablet, y la Tablet te da la ventaja que podes proyectar en una pantalla, vas dibujando y lo ven todos acá y en remoto, porque si vos tenés del otro lado a alguien y hacés una videoconferencia, y querés compartir lo que tenés en la cabeza lo podes ir dibujando. Hoy para educación a distancia hay unas herramientas fantásticas, que se pueden usar proyectadas o con televisores grandes que son touch, pero están preparados con el sistema operativo para ir escribiendo sobre las mismas pantallas.
Para educación, es genial. Pero son las costumbres, hábitos o estilos de vida lo más difícil de cambiar. Apple ahora sacó una Tablet más grande, de 17 pulgadas que para mí,apunta a eso, están viendo que uno a veces siente la necesidad de escribir en un papel a mano alzada, y la Tablet en ese sentido todavía no está pensada como para reemplazar el papel, pero están saliendo aplicaciones para dibujar y después guardar el dibujo. Entonces te vas armando el archivo en modo de notas de manera muy simple.
Creo que esa Tablet con las aplicaciones que están viniendo, apunta a ese tipo de cosa, a que si yo quiero tener mi cuaderno acá, tengo mi Tablet y cuando quiero escribir a mano alzada, lo hago sobre ella, guardo en el momento y me dice en qué fecha fue guardado. Sino guardas pilones de cuadernos, que al querer buscar algo, olvídate... Tener la posibilidad de modificar cosas con notas y que te queden ahí es espectacular."
Florencia: ¿Qué opinas de la globalización?
Ya somos ciudadanos globales.
Cardinal ofrece software de gestión electrónica de documentos para trabajar de forma colaborativa, uno guarda las versiones ordenadas y si estas con un equipo de gente te dice los cambios que le vas haciendo al archivo. Tenés un montón de esas herramientas que son muy buenas para trabajar virtualmente.
Florencia: Esto es algo que cambia totalmente la mentalidad respecto a lo nacional, ya no pensas en otro país, sino en la persona que está del otro lado ¿no es así?.
Las barreras en ese sentido, no existen hoy en día. Nosotros para Claro implementamos esto del alta de servicios en Argentina, Paraguay y Uruguay y a Paraguay y Uruguay solo viajamos dos veces, el resto lo hicimos desde acá.
Eso también se cuenta en emisiones, porque son menos aviones que se toman y eso se contabiliza, pero no solamente eso, sino que facilita la integración de la vida personal con la laboral:
De hecho hoy un empleado nuestro puede programar desde acá, de la misma manera en que trabaja desde la casa. Hasta podemos usar más trabajo flexible para la conciliación, el concepto de Co Working como concepto lo usamos muchísimo, obviamente la persona tiene que tener la personalidad adaptada a la tecnología. Hay gente que no puede trabajar en la casa por los chicos o porque no se puede organizar o concentrar o porque ve la cama y se tira a dormir. Eso es personal, pero si rinde, es lo importante.
Además, hay gente que tiene una hora y media de viaje y que por ahí le conviene quedarse el viernes trabajando en su casa, porque le rinde mucho más, no está tan desgastado y mejora su calidad de vida. En ese sentido nosotros tenemos una mentalidad muy orientada por objetivos. A mí una persona que esté todo el día sentada, pero que no rinda no me sirve.
Cardinal es una de las organizaciones más evolucionadas que he conocido. Una empresa de la revolución industrial se comportaba de otra manera. Hoy en día las empresas necesitan mejorar la calidad de vida de sus empleados para tener una cabeza fresca y creativa para innovar:
Ahora hay mucho de tener la cabeza creativa, para eso hay veces que necesitas estar tranquilo y la verdad que hay gente que viaja hora y media para llegar y llega de mal humor.
Además, Cardinal favorece la inclusión en el mundo laboral de personas con familia:
Hay algunas personas que trabajan 6 horas por día o vienen 3 veces por semana porque tienen familia y necesitan ir a buscar a los chicos, y si no les brindara esa posibilidad yo no podría tener acceso a esa gente y ellos no podrían tener acceso a un trabajo aquí. La flexibilidad ayuda mucho a que las personas puedan trabajar remotamente, eso facilita muchísimo todo, mejora la productividad en un montón de aspectos, es más económico, aunque siempre está bueno hacer un mix. Todo Home Office no es bueno porque termina destruyendo al empleado. La gente siente que es muy brusco el impacto, pero un mix es bueno, decir dos veces por semana me quedo en casa o estoy saturado, prefiero trabajar en mi casa y que no me interrumpa nadie es lo mejor, siempre que sea una elección en función del bienestar del conjunto. Por ahí uno ya lo viene haciendo, pero no lo identifica como RSE.
Florencia: ¿Cuáles son los objetivos a mediano y largo plazo?
De ahora en más los objetivos a mediano y largo plazo son regionalizar a Cardinal. Estamos en Argentina, con algunos proyectos de alcance regional, pero con muy poca presencia afuera y la realidad es que entendemos que lo que nosotros hacemos hay mucha demanda a nivel global. Ahora nos están empezando a aparecer algunas oportunidades en Chile, por eso viajamos. En Chile respetan mucho el trabajo profesional, son muy transparentes y serios.
Cardinal se fue transformando. En los 90 éramos una empresa de digitalización, porque abordábamos la problemática de erradicar las fotocopias. En el año 2000, la digitalización se fue comoditizando, fue un servicio que ya cualquiera hacía, entonces empezamos a buscar valor agregado y a desarrollar aplicaciones de software relacionadas a la gestión documental. Desarrollamos estas aplicaciones de software, con un trabajo de consultoría muy fuerte, es decir, que sale un proyecto y yo para implementarlo necesito más gente para que eso funcione. Ahora, lo que quiero es armar más productos, lo que nos permita escalar mucho más el negocio y que sean de fácil implementación y que se puedan vender bien. Por eso armamos un área de I+D la cual se encuentra desarrollando productos. En ese sentido el desafío más grande que tenemos hoy es regionalizar con productos propios a Cardinal y como en estos 20 años hemos ido aprendiendo la problemática documental en las distintas industrias, los productos que vamos sacando están pensados para desarrollar servicios para ellas.
En algunos casos en el tema de consultoría, replicamos soluciones en otros países. Por ejemplo, en educación, hay cosas para hacer interesantes. Ahora se ha virado a campus virtuales y Cardinal ha hecho algunas cosas con la UADE, la UAI, la UB, porque hay un nicho allí. Estamos un poquito en todos.
Hoy el foco más importante está puesto en el crecimiento sostenido en el tiempo con productos. Nosotros somos per se una empresa sustentable. Está en nuestro ADN la sustentabilidad. Nacemos para ayudar a despapelizar. Desde el día uno dijimos “Paperless office”.
Si querés saber más sobre Cardinal Systems, visita http://www.cardinalsystems.com.ar/
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